Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza sprawia, że jesteś niespokojny, spróbuj ustawić zdrowe granice wokół tego, kiedy i gdzie je sprawdzasz. Źródło zdjęcia: FG Trade/iStock/GettyImages
Jest to prawdopodobnie jedna z pierwszych rzeczy, które robisz po przebudzeniu i wśród ostatnich zamówień biznesowych każdego wieczoru: Sprawdź pocztę e-mail. W tym momencie nawet dźwięk powiadomień e-mail może wystarczyć, aby zaostrzyć zęby.
Według ankiety przeprowadzonej w kwietniu 2021 r. przez Superhuman i firmę badawczą Wakefield Research ponad dwie trzecie pracowników zdalnych twierdzi, że wolą dojeżdżać do pracy, jeśli oznaczałoby to otrzymywanie mniejszej liczby e-maili i powiadomień.
Reklama
Badanie wykazało również, że 63% pracowników twierdzi, że jest bardziej prawdopodobne, że wyślą natychmiastową odpowiedź na wiadomość e-mail od swojego szefa lub współpracownika niż na wiadomość tekstową lub bezpośrednią wiadomość od rodziny lub znajomych.
Tłumaczenie: E-mail jest stale obecny w naszym życiu i stresuje nas.
Możemy nie być w stanie całkowicie się go pozbyć, ale jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zmniejszyć stres związany z pocztą e-mail. Oto jak:
1. Ustaw harmonogram
Zmniejszenie liczby sprawdzania poczty każdego dnia jest naprawdę ważne, mówi dr Marsha Brown, licencjonowana psycholog, która koncentruje się na zarządzaniu stresem i zdrowiem psychicznym. Przewiduje, że większość ludzi sprawdza swoje skrzynki odbiorcze około 20-30 razy dziennie, ale zaleca zmniejszenie tej liczby do trzech razy dziennie.
Reklama
„Trzy to dowolna liczba, ale po prostu musisz od czegoś zacząć i ograniczyć liczbę sprawdzania poczty e-mail”, mówi Brown, „Zatrzymywanie się, aby stale sprawdzać pocztę, naprawdę obniża wydajność”.
Zamiast tego zaplanuj określone godziny w ciągu dnia, kiedy będziesz czytać e-maile i odpowiadać na nie, np. 10:00, 13:00. i na przykład godzina szesnasta. Jeśli Twoja praca wymaga częstszego sprawdzania poczty e-mail, możesz zaplanować więcej razy w ciągu dnia, ale kluczem jest zmniejszenie ogólnej kwoty i skupienie się na zadaniach innych niż e-mail pomiędzy tymi godzinami odprawy.
Reklama
2. Powiadomienia o ograniczeniu
Jeśli masz ochotę sprawdzić pocztę, gdy tylko otrzymasz wiadomość, możesz zaplanować wyświetlanie powiadomień tylko w wybranym przez siebie czasie. Takie podejście nazywa się „wsadami”.
Aplikacje takie jak Boomerang umożliwiają otrzymywanie wiadomości e-mail w partiach. Boomerang jest kompatybilny z Gmailem i Outlookiem.
Brown zachęca ludzi, aby poszli o krok dalej i wyłączyli wszystkie powiadomienia, jeśli im to odpowiada. „Jeśli ustanowimy granice w zakresie sprawdzania poczty e-mail, nie będziesz potrzebować powiadomień” – mówi.
Reklama
To może nie zadziałać dla wszystkich, zauważa dr Kostadin Kushlev, profesor psychologii na Georgetown University. W badaniu z grudnia 2019 r. w Computers in Human Behaviour Kushlev i współpracownicy odkryli, że wyłączenie wszystkich powiadomień spowodowało, że wiele osób doświadczyło FOMO – strachu przed utratą – i wyższego poziomu niepokoju.
Jeśli tak jest w twoim przypadku, Kushlev zaleca użycie „Nie przeszkadzać” na swoją korzyść. „Nie przeszkadzać stał się o wiele mądrzejszy”, mówi, „Możesz włączyć „Nie przeszkadzać” na określony czas. Istnieje również opcja włączenia go, gdy jesteś w określonej lokalizacji. ”
Na przykład, jeśli podróżujesz do pobliskiej kawiarni, aby wykonać jakąś pracę, możesz włączyć ustawienie „Nie przeszkadzać” dla tej lokalizacji, mówi Kushlev.
Powiązane czytanie
Twój 7-dniowy plan szybkiego startu, aby przezwyciężyć wypalenie
3. Unikaj sprawdzania wiadomości e-mail poza godzinami pracy
„Nie sprawdzaj swojej poczty zaraz po przebudzeniu” — mówi Brown. „To w zasadzie ustawia cię na ścieżce przez cały dzień stresu i próby gaszenia pożarów”.
Brown sugeruje poświęcenie sobie co najmniej 30 minut, a nawet godziny, jeśli możesz, przed sprawdzaniem poczty rano. Uważa, że każdy potrzebuje czasu na dekompresję, zanim zajmie się problemami w pracy.
Dotyczy to również sprawdzania skrzynki odbiorczej przed snem. „Pod koniec dnia, kiedy jesteś gotowy do pójścia spać, chcesz, aby twój umysł się wyciszył, przygotowując się do snu. Ale jeśli sprawdzasz e-maile, twój umysł przechodzi w tryb rozwiązywania problemów” mówi Brown.
Kiedy myślisz skoncentrowany na pracy, może być bardzo trudno zwracać uwagę na inne rzeczy, takie jak sen czy czas spędzony z rodziną. Rzeczywiście, zobaczenie powiadomienia od szefa lub współpracownika może odciągnąć cię od czasu dzielonego z rodziną i przyjaciółmi, mówi Kushlev.
4. Zidentyfikuj źródło swojego stresu
Określając, skąd pochodzi źródło stresu podczas wysyłania i odbierania wiadomości e-mail, możesz osiągnąć pewne rozwiązanie, mówi Brown.
Aby określić, co Cię stresuje, sugeruje zauważenie niewielkich zmian w zachowaniu. Oto pewne charakterystyczne znaki, na które należy zwrócić uwagę, według Browna:
- Obgryzanie paznokci
- Bawić się włosami
- Bycie niespokojnym
- uczucie mdłości
- Suchość w ustach
Jeśli wysyłanie wiadomości e-mail do określonych osób lub wysyłanie określonych rodzajów wiadomości e-mail powoduje, że odczuwasz którykolwiek z tych charakterystycznych znaków, może być coś w tych sytuacjach, które Cię stresują, mówi Brown.
Gdy źródło stanie się dla Ciebie jasne, zaleca znalezienie rozwiązania, na przykład rozmowę z kimś z Twojego zespołu lub znalezienie czasu na rozłączenie.
Powiązane czytanie
9 sposobów na poprawę samopoczucia psychicznego
5. Odsuń się od komputera
„Upewnij się, że kilka razy dziennie odchodzisz od komputera”, mówi Brown, „Poświęć pięć minut, aby wyjść i po prostu zrobić coś innego i skupić się na czymś innym”.
Brown ma technikę, którą nazywa „Pięciominutowym resetem”. Aby poradzić sobie ze stresem, który może powodować praca, zaleca poświęcenie co najmniej pięciu minut na wyjście ze strefy pracy, gdy poczujesz się przytłoczony.
Kilka czynności, które sugeruje podczas pięciominutowego resetu, to:
- Ćwiczenia głębokiego oddychania
- Robienie sobie filiżanki herbaty lub kawy bezkofeinowej
- Rozciąganie
- Rozpraszaj się dzięki aplikacjom do kolorowania lub szybkim grom telefonicznym, takim jak łamigłówki logiczne
- Słuchanie relaksującej muzyki lub pozytywnej listy odtwarzania z ulubionymi utworami
6. Nie odpowiadaj, gdy jesteś niespokojny lub zły
Jeśli podczas odpowiadania na e-maile pojawią się złość lub niepokój, „możesz w końcu powiedzieć coś, czego nie masz na myśli lub coś, co może nie leżeć w twoim najlepszym interesie”, mówi Brown, co może potencjalnie prowadzić do więcej stres i niepokój.
Najlepiej poczekać godzinę lub dwie, a następnie sprawdzić, jak się czujesz. Jeśli nadal nie czujesz się spokojny, Brown mówi, aby poczekać do następnego dnia z wysłaniem odpowiedzi.
Kolejna sugestia Browna: Jeśli naprawdę denerwujesz się perfekcyjnym pisaniem wiadomości e-mail lub nie możesz znaleźć właściwych słów, poproś zamiast tego o telefon.
7. Zrezygnuj z subskrypcji list e-mail
„Wszyscy mieliśmy doświadczenie, w którym podajemy swój adres e-mail jednej firmie lub organizacji i nagle zapisujemy się na kilka różnych list” – mówi Brown. „To może być naprawdę przytłaczające, ponieważ zapycha twój e-mail. Odbiera również twoją uwagę od rzeczy, na których powinieneś się skoncentrować”.
Jeśli ręczne wypisywanie się z list mailingowych jest zbyt czasochłonne, istnieją różne aplikacje, które zrobią to za Ciebie. Clean Email to aplikacja, która wysyła w Twoim imieniu prośby o anulowanie subskrypcji. Jeśli lista mailingowa nie spełni żądania, aplikacja zablokuje je dla Ciebie. Jest kompatybilny z przeglądarkami internetowymi oraz urządzeniami Apple i Android i działa na wszystkich platformach, w tym Gmail, Yahoo! Poczta, Outlook i Office 365.
Gmail Unsubscribe to bezpłatna wtyczka, którą można dodać do przeglądarki Google Chrome, która automatycznie anuluje subskrypcję list adresowych. Po anulowaniu subskrypcji kompiluje dokument Arkusza Google, który zawiera listę anulowanych subskrypcji, na wypadek, gdyby coś musiało zostać cofnięte.
Reklama